Ηλεκτρονικές υπογραφές – Θέματα που πρέπει να εξεταστούν και πώς αναπτύσσεται ο νόμος στο Τζέρσεϋ και το Γκέρνσεϊ – Εταιρικό / εμπορικό δίκαιο

Ενώ η γενική αρχή ότι η ηλεκτρονική υπογραφή είναι εξίσου έγκυρη με την υπογραφή υγρού μελανιού, υπήρξε μεγάλη άνεση για τους δικηγόρους και τους πελάτες τους από τον αντίκτυπο του Covid-19, υπάρχουν ορισμένες πτυχές της νομοθεσίας του Τζέρσεϋ και του Γκέρνσεϊ που θα μπορούσαν να επωφεληθούν από κάποια ενημέρωση.

Αυτά τα σημεία έχουν προβληθεί στο προσκήνιο λόγω της παγκόσμιας πανδημίας, η οποία έχει επιταχύνει τη συνεχιζόμενη ώθηση προς ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων.

Από το 2000, τόσο η Τζέρσεϋ όσο και η Γκέρνσεϊ είχαν νομοθεσία που καθιστά σαφές ότι οι συμβάσεις μπορούν να διαμορφωθούν με ηλεκτρονικά μέσα: ο νόμος 2000 για τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες (Τζέρσεϋ) (όπως τροποποιήθηκε) στο Τζέρσεϋ (ο “Νόμος του Τζέρσεϋ“) και ο νόμος περί ηλεκτρονικών συναλλαγών (Guernsey), 2000 (όπως τροποποιήθηκε) (ο”Νόμος Γκέρνσεϊ“) στο Γκέρνσεϊ.

Κανένας νόμος δεν κάνει διάκριση μεταξύ ανταλλαγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εφαρμογής υπογραφών χρησιμοποιώντας εξειδικευμένες εφαρμογές (όπως DocuSign), αντιγραφή αποκοπής ή σάρωσης και επικόλληση υπογραφών pdf σε έγγραφα pdf ή πληκτρολόγηση ονομάτων με έντονα γράμματα αντί για υπογραφές. Κάθε μία από αυτές τις μεθόδους μπορεί να είναι έγκυρη, δεσμευτική και εκτελεστή υπό την προϋπόθεση ότι οι επικοινωνίες μεταξύ των μερών και η πρόθεση δημιουργίας επίσημης σύμβασης είναι σαφείς και τα μέρη δεν έχουν συμφωνήσει διαφορετικά μεταξύ τους ότι η σύναψη με αυτόν τον τρόπο δεν θα είναι αρκετή για τη δημιουργία νομικής συγγένειες.

Υπάρχουν, ωστόσο, ορισμένοι τομείς στους νόμους και των δύο νησιών όπου θα μπορούσαν να γίνουν βελτιώσεις, συμπεριλαμβανομένου του Τζέρσεϋ:

• Απομακρυσμένη μαρτυρία υπογραφών – δεδομένης της έλλειψης νομοθεσίας ή νομολογίας επί του θέματος, πρέπει να τεκμαίρεται ότι οποιαδήποτε απαίτηση για την υπογραφή ενός εγγράφου που πρέπει να κατατεθεί μπορεί να ικανοποιηθεί μόνο όταν ο μάρτυρας παρακολουθεί αυτοπροσώπως την υπογραφή. Κατά τη διάρκεια της πανδημίας, η κυβέρνηση του Τζέρσεϋ επέτρεψε τη διάθεση διαθηκών και ορισμένων πληρεξούσιων ηλεκτρονικά (αν και υπόκεινται σε αυστηρές διασφαλίσεις).
• Εξουσία επισύναψης υπογραφής ηλεκτρονικά για λογαριασμό άλλου – Ενώ ο νόμος του Τζέρσεϋ φαίνεται να προβλέπει ότι ένα άτομο εξουσιοδοτείται να επισυνάψει την ηλεκτρονική υπογραφή ενός άλλου ατόμου σε ένα έγγραφο και ενώ αυτό δεν φαίνεται να απαγορεύεται συγκεκριμένα αλλού στον νόμο του Τζέρσεϋ, θεωρείται ότι η βιομηχανία θα επωφεληθεί από μια θετική δήλωση ότι η παροχή μιας τέτοιας εξουσίας είναι αποδεκτή και έγκυρη.
• Διευκρίνιση ότι ο νόμος του Τζέρσεϋ εφαρμόζεται γενικά ανεξάρτητα από το αν υπογράφεται, σφραγίδα, βεβαίωση ή συμβολαιογραφική πράξη λόγω νομικών απαιτήσεων (δηλ. Κατάθεση επίσημων εγγράφων) ή άλλως, και ότι ο νόμος του Τζέρσεϋ ισχύει και για τα έγγραφα που αποστέλλονται σε άλλο άτομο, και σε έγγραφα που αποθηκεύονται απλά μετά την εκτέλεση.

Προτείνεται επί του παρόντος να τροποποιηθεί ο νόμος του Τζέρσεϋ για να αντιμετωπίσει συγκεκριμένα αυτά τα σημεία και για το λόγο αυτό η κυβέρνηση του Τζέρσεϋ έχει ξεκινήσει μια διαβούλευση (σύνδεσμος εδώ).

Στο Guernsey, το κύριο σημείο της διαφωνίας αφορά το πληρεξούσιο. Μεταξύ των ειδικών εξαιρέσεων από το πεδίο εφαρμογής του νόμου του Γκέρνσεϊ είναι «η δημιουργία, εκτέλεση, παραλλαγή, ανάκληση ή εκτέλεση μιας άδειας, δήλωση εμπιστοσύνης, πληρεξούσιο ή οποιοδήποτε έγγραφο απαιτείται να σφραγιστεί». Στο μέτρο που οι πληρεξούσιοι εξαιρούνται επομένως από το πεδίο εφαρμογής του νόμου του Γκέρνσεϊ, αυτός ερμηνεύεται γενικά (αλλά όχι παγκοσμίως) ότι συνεπάγεται ότι οποιοδήποτε πληρεξούσιο που χορηγείται από φυσικό πρόσωπο μπορεί να εκτελεστεί έγκυρα μόνο με υγρή μελάνη.

Ωστόσο, οι εξουσίες πληρεξούσιων που χορηγούνται από εταιρείες δεν υπόκεινται γενικά στις ίδιες διατυπώσεις με αυτές που παρέχονται από φυσικά πρόσωπα και υπάρχει κάποια διαφωνία ως προς το κατά πόσον η εξαίρεση που αναφέρεται παραπάνω θα μπορούσε επίσης να ακυρώσει τις ηλεκτρονικά εκτελεσθείσες εξουσίες που παρέχονται από εταιρείες . Κατά την άποψή μας, δεν θα έπρεπε, δεδομένου ότι ένα ηλεκτρονικό πληρεξούσιο που εκδόθηκε από μια εταιρεία είχε ήδη αναγνωριστεί ως έγκυρο σύμφωνα με το εθιμικό δίκαιο του Guernsey, πριν από την έκδοση του νόμου Guernsey. Με άλλα λόγια, ο αποκλεισμός του πληρεξούσιου από το πεδίο εφαρμογής του νόμου του Γκέρνσεϊ οδηγεί σε μια αντιστροφή στη θέση του εθιμικού δικαίου, η οποία αναγνωρίζει τις εξουσίες πληρεξούσιων που εκτελούνται ηλεκτρονικά από εταιρείες ως έγκυρες.

Η αβεβαιότητα σχετικά με την εγκυρότητα των πληρεξούσιων που εκτελούνται ηλεκτρονικά μπορεί να είναι προβληματική, ιδίως όταν τα πληρεξούσια ενσωματώνονται σε ευρύτερα συμβατικά έγγραφα, όπως συμφωνίες εγγραφής κεφαλαίου. Απομένει να δούμε αν η ηλεκτρονική υπογραφή θα γίνει ο κανόνας μετά την πανδημία και οι επιχειρήσεις θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι κάθε τεχνολογία που χρησιμοποιούν αντιμετωπίζει ανησυχίες όπως η πρόληψη της απάτης.

Οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να λάβουν υπόψη τα ακόλουθα πρακτικά σημεία σχετικά με τη συνεχιζόμενη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών:

• Δείτε το Μνημόνιο και το Καταστατικό / Ενσωμάτωση της σχετικής εταιρείας. Ορισμένες διατάξεις ενδέχεται να απαιτούν υπογραφές υγρού μελανιού ή να περιορίζουν με άλλο τρόπο την ικανότητα της εταιρείας να συνάπτει συμβάσεις με ηλεκτρονικά μέσα.
• Ελέγξτε την απαρτία και άλλες διαδικαστικές προϋποθέσεις για τηλεφωνικές συναντήσεις, κυκλοφορία γραπτών αποφάσεων, διορισμό αναπληρωματικών διευθυντών (κάτοικος Τζέρσεϋ / Γκέρνσεϊ) κ.λπ. για να βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές στις «κανονικές» διαδικασίες εξακολουθούν να λειτουργούν.
• Εξετάστε το ενδεχόμενο να εξουσιοδοτήσετε ρητά εξουσιοδοτημένους υπογράφοντες την τεκμηρίωση ηλεκτρονικού σήματος.
• Όπου μια υπογραφή πρέπει να γίνει μάρτυρας, οι ηλεκτρονικές υπογραφές μπορούν ακόμη να χρησιμοποιηθούν, αρκεί ο μάρτυρας να βρίσκεται φυσικά στην ηλεκτρονική υπογραφή από τον υπογράφοντα και να προσθέτει τη δική του ηλεκτρονική υπογραφή χρησιμοποιώντας το ίδιο σύστημα.
• Όπως περιγράφεται παραπάνω, υπάρχει ένας μικρός αριθμός νομικών εγγράφων όπου οι ηλεκτρονικές υπογραφές ή / και οι απομακρυσμένες μαρτυρίες δεν είναι έγκυρες. Οι διαθήκες, οι συμβάσεις που σχετίζονται με τη γη στο Τζέρσεϋ ή το Γκέρνσεϊ, και ορισμένες πληρεξούσιες (ιδίως στο Γκέρνσεϊ) θα εξακολουθούν να απαιτούν υπογραφές “υγρού μελανιού”, λόγω των συστημάτων μητρώου που βασίζονται σε χαρτί και λόγω εξαιρέσεων από την ισχύουσα νομοθεσία.

Το περιεχόμενο αυτού του άρθρου προορίζεται να παρέχει έναν γενικό οδηγό για το θέμα. Θα πρέπει να αναζητήσετε ειδικές συμβουλές σχετικά με τις συγκεκριμένες περιστάσεις σας.