Ιρλανδία:
Καταλληλότητα και πιθανότητα – Οι προσδοκίες της Κεντρικής Τράπεζας της Ιρλανδίας δεν πληρούνται
Για να εκτυπώσετε αυτό το άρθρο, το μόνο που χρειάζεστε είναι να εγγραφείτε ή να συνδεθείτε στο Mondaq.com.
Μετά την αρχική της επιστολή “Αγαπητέ Διευθύνων Σύμβουλος” τον Απρίλιο του 2019, η Κεντρική Τράπεζα της Ιρλανδίας τον Νοέμβριο του 2020 εξέδωσε μια επόμενη επιστολή στη διεύθυνση όλων των ρυθμιζόμενων παρόχων χρηματοοικονομικών υπηρεσιών (“Εταιρίες”) μετά από επιθεωρήσεις στον ασφαλιστικό και τραπεζικό τομέα. Οι επιχειρήσεις πρέπει τώρα να επανεξετάσουν τα υπάρχοντα πλαίσια τους και να αντιμετωπίσουν τυχόν ελλείψεις που εντοπίστηκαν.
Μετά την αρχική της επιστολή “Αγαπητέ Διευθύνων Σύμβουλος” τον Απρίλιο του 2019 (“Επιστολή 2019”), η Κεντρική Τράπεζα της Ιρλανδίας (“Κεντρική Τράπεζα”) τον Νοέμβριο του 2020 εξέδωσε μια επόμενη επιστολή προς τη διεύθυνση όλων των ρυθμιζόμενων παρόχων χρηματοοικονομικών υπηρεσιών (“Εταιρίες”) μετά από επιθεωρήσεις στον ασφαλιστικό και τραπεζικό τομέα (“Επιστολή 2020”). Οι επιχειρήσεις πρέπει τώρα να επανεξετάσουν τα υπάρχοντα πλαίσια τους και να αντιμετωπίσουν τυχόν ελλείψεις που εντοπίστηκαν.
Δείτε τον σύνδεσμο για την προηγούμενη ενημέρωσή μας σχετικά με την επιστολή του 2019.
Ευρήματα
Τα ευρήματα της Κεντρικής Τράπεζας μπορούν να ομαδοποιηθούν σε πέντε θέματα:
- Ο ρόλος του Διοικητικού Συμβουλίου στη Διαδικασία Καταλληλότητας και Πιθανότητας – Η σημασία της τεκμηρίωσης της δέουσας επιμέλειας και αξιολόγησης καταλληλότητας των προτεινόμενων διευθυντών, των διαδοχικών σχεδίων και της συζήτησης και της συζήτησης γύρω από τους προτεινόμενους διορισμούς.
- Αρχική και συνεχής επιμέλεια – Ο Διευθύνων Σύμβουλος δεν μπορεί να ολοκληρώσει αξιολογήσεις για πιθανούς διευθυντές. Οι λίστες ελέγχου είναι χρήσιμες για την τεκμηρίωση της αρχικής περιεκτικής δέουσας επιμέλειας, αλλά οι εταιρείες πρέπει επίσης να διεξάγουν συνεχή δέουσα επιμέλεια και να διατηρούν ενημερωμένες ορισμένες αναζητήσεις / ελέγχους, συμπεριλαμβανομένης της ετήσιας επιβεβαίωσης. Οι επιχειρήσεις πρέπει να ορίσουν ποιες πληροφορίες είναι “ουσιώδεις” και, εάν υπάρχει αμφιβολία, θα πρέπει να γνωστοποιούνται στην Κεντρική Τράπεζα.
- Εξωτερική ανάθεση ρόλων που υπόκεινται σε φυσική κατάσταση και πιθανότητα – Κατά την εξωτερική ανάθεση σε μη ρυθμιζόμενες οντότητες, οι εταιρείες πρέπει να διατηρούν αποδεικτικά στοιχεία για τις διαδικασίες του παρόχου για την αξιολόγηση της καταλληλότητας και της πιθανότητας ενός κατόχου ελεγχόμενης λειτουργίας (“PCF”) ή ελεγχόμενης λειτουργίας (“CF”) και πρέπει να έχει μια διαδικασία για να επαληθεύσει εάν Οποιοσδήποτε ρόλος CF / PCF εκτελείται από τον πάροχο.
- Δέσμευση Κεντρικής Τράπεζας – Οι εταιρείες πρέπει να τεκμηριώσουν και να εφαρμόσουν μια διαδικασία για την επικοινωνία με την Κεντρική Τράπεζα, συμπεριλαμβανομένης της αναφοράς αναφορικά με την καταλληλότητα και τις πιθανότητες ανησυχίας χωρίς καθυστέρηση, και για τα διάφορα στάδια συμπλήρωσης μεμονωμένων ερωτηματολογίων
- Διακυβέρνηση, μητρώα και ο ρόλος της λειτουργίας συμμόρφωσης – Οι επιχειρήσεις πρέπει να διαθέτουν τεκμηριωμένη διαδικασία εσωτερικής κλιμάκωσης για την αντιμετώπιση πιθανών προβλημάτων καταλληλότητας και πιθανότητας και πρέπει να χαρτογραφήσουν τους ρόλους και τις ευθύνες όλων των λειτουργιών στις οποίες έχουν ανατεθεί καθήκοντα σχετικά με την φυσική κατάσταση και την πιθανότητα. Η λειτουργία συμμόρφωσης πρέπει να ασκεί ισχυρή επίβλεψη σε σχέση με την καταλληλότητα και την πιθανότητα, συμπεριλαμβανομένων περιοδικών αναθεωρήσεων και η λειτουργία εσωτερικού ελέγχου πρέπει επίσης να πραγματοποιεί αναθεωρήσεις περιόδου. Τα μητρώα CF / PCFs πρέπει να επανεξετάζονται τακτικά, ώστε να είναι ενημερωμένα και οι εταιρείες πρέπει να αναπτύξουν κατευθυντήριες γραμμές με βασικές αρχές για την ερμηνεία των διαφόρων ρόλων CF για τον εντοπισμό σχετικών ατόμων.
Σημειώνοντας ότι πολλές από τις ελλείψεις που εντοπίστηκαν στην επιστολή του 2019 δεν έχουν ακόμη αντιμετωπιστεί από τις εταιρείες, ο αναπληρωτής κυβερνήτης Ed Sibley σημείωσε ότι “Είναι απολύτως απαράδεκτο το γεγονός ότι τέτοιες αδυναμίες εξακολουθούν να υφίστανται σε περιπτώσεις όπου το F&P Regime εισήχθη σχεδόν πριν από δέκα χρόνια. Η Κεντρική Τράπεζα θα συνεχίσει να συνεργάζεται με εταιρείες για να εκτιμήσει την ευρωστία της εφαρμογής τους του καθεστώτος F&P και θα ξεκινήσει τις απαραίτητες εποπτικές απαντήσεις σε τυχόν αδυναμίες που εντοπίστηκαν“
Κυρώσεις
Η Κεντρική Τράπεζα προειδοποιεί τις εταιρείες ότι η μη συμμόρφωση μπορεί να οδηγήσει σε πιθανές κυρώσεις για εταιρείες και ιδιώτες. Κατά τα τρία πρώτα τρίμηνα του 2020, η Κεντρική Τράπεζα παρέπεμψε 33 αιτήσεις PCF στο τμήμα επιβολής της. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, το τμήμα επιβολής διενήργησε 16 συγκεκριμένες συνεντεύξεις και 11 αιτήσεις αποσύρθηκαν από τις εταιρείες.
Πώς μπορεί να βοηθήσει η ομάδα Maples
Η ομάδα Maples μπορεί να βοηθήσει με διάφορους τρόπους, όπως:
- Επανεξέταση και ενίσχυση των υφιστάμενων πολιτικών και διαδικασιών, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών διορισμού του διοικητικού συμβουλίου και των συνεχιζόμενων διαδικασιών παρακολούθησης
- Διεξαγωγή πλαστών επιθεωρήσεων και παροχή εκθέσεων αξιοπιστίας σχετικά με το επίπεδο συμμόρφωσης εντός της εταιρείας
- Προετοιμασία σχεδίων διαδοχής διοικητικών συμβουλίων και εκτελεστικών ομάδων
- Τεκμηρίωση ρυθμίσεων εξωτερικής ανάθεσης και μηχανισμών εποπτείας
- Παροχή εκπαίδευσης σε διοικητικά συμβούλια και κατόχους CF σχετικά με τα συστατικά στοιχεία των αποδεκτών προτύπων φυσικής κατάστασης και πιθανότητας και πώς να παρακολουθείτε τακτικά ότι διατηρούνται τα κατάλληλα πρότυπα
- Δημιουργία ισχυρών λιστών ελέγχου για την απόδειξη της συμμόρφωσης με το καθεστώς καταλληλότητας και πιθανότητας
- Παροχή συμβουλών σχετικά με το GDPR και το απόρρητο σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων που συνδέονται με ελέγχους φυσικής κατάστασης και πιθανοτήτων
- Διαχείριση του νομικού κινδύνου που σχετίζεται με τη διαχείριση επιδόσεων ή πειθαρχικές διαδικασίες που προκύπτουν από προβλήματα φυσικής κατάστασης και πιθανότητας με κατόχους ΚΙ
- Προετοιμασία PCF για συνέντευξη και υποστήριξη εταιρειών στη συνεργασία τους με την Κεντρική Τράπεζα
Το περιεχόμενο αυτού του άρθρου προορίζεται να παρέχει έναν γενικό οδηγό για το θέμα. Θα πρέπει να αναζητήσετε ειδικές συμβουλές σχετικά με τις συγκεκριμένες περιστάσεις σας.
ΔΗΜΟΦΙΛΕΙΣ ΑΡΘΡΑ ΓΙΑ: Χρηματοοικονομικά και Τραπεζικά από την Ιρλανδία